Digitaal nalaten - nabestaanden

Toegang tot accounts

Tegenwoordig hebben de meeste mensen vele digitale accounts. Na overlijden blijven die deze accounts niet opeens op met bestaan. Daarvoor moet actie worden ondernomen. Bij sommige accounts kunnen mensen bij leven aangeven wat er na overlijden moet gebeuren met het account. Maar meestal moeten nabestaanden actie ondernemen. Zij kunnen aan bedrijven doorgeven dat de accounthouder is overleden. De daarop volgende mogelijkheden voor het account verschillen per dienst. Meestal valt daar de optie tot sluiten onder en soms zijn er nog andere mogelijkheden, zoals een herdenkingsprofiel op sociale media.

Abonnementen

Afgesloten abonnementen moeten opgezegd worden. Meestal verlangen diensten een kopie van de overlijdensakte. Van de bekende internet- en mobiele providers sommen we op hoe het abonnement opgezegd kan worden. Zoek bij andere diensten, zoals Spotify, Netflix, Videoland, NLZiet, Disney+ enzovoorts, op de site van de desbetreffende dienst hoe deze opgezegd moet worden.

Apple-account (Apple ID)

Mensen met een iPhone, iPad of Mac hebben een Apple ID. Daarmee kunnen ze apps downloaden of documenten en foto's opslaan in iCloud. Apple geeft geen toegang tot een account na overlijden. Er zijn ook weleens betaalde diensten gekoppeld aan een Apple ID. Als iemand bijvoorbeeld meer opslagruimte bij iCloud heeft, betaalt hij daar maandelijks een bedrag voor. Neem contact op met Apple Support om deze diensten op te zeggen.

• Ga naar Apple Support.
  
• Klik op Andere Apple ID-onderwerpen.
• Klik op Uw Apple ID-account verwijderen.
• Het best kunt u bellen met Apple. Onder 'Spreek nu met Apple Support' ziet u wat de actuele wachttijd is. Klik op deze optie.
• Vul uw naam, e-mailadres en telefoonnummer in.
• Klik op Ga door.
• Binnen de aangegeven tijd wordt u gebeld. Neem de telefoon op en volg de instructies.

Apple stuurt na het indienen van het verzoek een link waarmee u een overlijdensakte en verklaring van erfrecht kunt opsturen. Het bedrijf zet vervolgens de abonnementen stop.

Google-account

Bij Google kunnen mensen instellen wat er moet gebeuren als een account een bepaalde tijd niet gebruikt wordt. Als u bent ingesteld als contactpersoon, stuurt Google een bericht zodra het account inactief is. Wanneer dat is hangt van de instellingen af: na drie, zes, twaalf of achttien maanden. Als de overledene de inhoud van het account met u wilde delen, kunt u de gegevens downloaden via een link in de mail. Als een overleden persoon niet heeft ingesteld wat er moet gebeuren met het Google-account, dan kunnen nabestaanden het account meestal toch sluiten en de toegoeden en/of gegevens uit het account ontvangen. Daar moet de nabestaande dan een verzoek voor indienen. Daarvoor zijn de volgende gegevens en documenten nodig:

• volledige naam van de overleden persoon
• mailadres van de overleden persoon
• uw voor- en achternaam (u moet een familielid/juridisch vertegenwoordiger zijn)
• adres
• datum van overlijden
  
• kopie van uw identiteitsbewijs/rijbewijs
• beëdigde Engelse vertaling van het identiteitsbewijs/rijbewijs
• kopie van overlijdensakte
• beëdigde Engelse vertaling van overlijdensakte
• Verklaring van executele (een door een notaris opgemaakte verklaring waarin staat wie de executeur van de nalatenschap is). Dit document is alleen nodig bij het aanvragen van tegoeden van het account.

Verzoek indienen

Alle bovenstaande gegevens en documenten verzameld? Dan kan het verzoek ingediend worden.

• Ga naar de Google support.
• Zet onder 'Wat wilt u doen?' een vinkje voor het gewenste verzoek.
  
  
• Er verschijnt een invulformulier. Hebt u gekozen voor 'Gegevens verkrijgen uit het account van een overleden gebruiker' vink dan het selectievakje boven het formulier aan.
  
• Van boven naar onder klikt u steeds onder de gevraagde gegevens om vervolgens de benodigde tekst te typen. Vul eerst de naam van de overleden persoon in.
• Vul het e-mailadres in van het Google-account waar het om gaat.
• Vul achtereenvolgens uw volledige naam, e-mailadres en eventueel adres en plaats in. En geef in het geval van de keuze 'Het account van een overleden gebruiker sluiten' aan wat uw relatie tot de overleden persoon is.
• Klik onder 'Land' op Kies één optie, scrol naar beneden en klik op Nederland.
• Vul de postcode in.
• Vul de datum van overlijden in.
• Zet vinkjes voor de Google-producten waarop het verzoek betrekking heeft.
• Vervolgens moet u de eerder genoemde bestanden toevoegen. Klik op Bestand kiezen of Bladeren (afhankelijk van de browser) en de Verkenner (Windwos) of Finder (Mac) opent. Blader naar het juiste bestand en klik op Openen. Als er voor het betreffende bestand ook een Engelse vertaling nodig is, klik u direct onder het net toegevoegde bestand op Bestand kiezen of Bladeren (afhankelijk van de browser). Herhaal deze stap voor alle gevraagde documenten.
• Zet, als u tegoeden terugvraagt, een vinkje voor Ik verklaar dat ik de enige geautoriseerde ontvanger van deze bedragen ben.
  
• Klik tot slot op Verzenden of Indienen (afhankelijk van de browser).

Google gaat met het verzoek aan de slag. Via het opgegeven e-mailadres houdt het bedrijf u op de hoogte van de status van het verzoek. Google geeft dan ook verdere instructies.

Microsoft-account

Met een Microsoft-account kan men gratis gebruikmaken van de internetdiensten van het bedrijf. Denk aan de webmaildienst Outlook.com. Ook is het account te gebruiken als gebruikersaccount op een computer met Windows. Met het Microsoft Nabestaanden Proces kunnen nabestaanden gegevens van het account van een overledene opvragen. Microsoft houdt ook bij of een account wordt gebruikt. Als een account twee jaar inactief is, wordt het automatisch verwijderd. Na verwijdering kan Microsoft de gegevens niet meer herstellen. 

Bij leven kunnen houders van een Microsoft-account niet instellen wat ze willen met hun account na overlijden. Via het Microsoft Nabestaande Proces kan sommige inhoud van het account vrijgemaakt worden voor nabestaanden. Het gaat dan om alle e-mails, bijvoegsels en het adressenbestand van het e-mailadres. De gegevens worden overgedragen via een dvd. Daarnaast kunt u een verzoek indienen om het account te sluiten. Microsoft vraagt om verschillende documenten en gegevens over het betreffende account. Benodigde documenten zijn:

• kopie van overlijdensakte;
• beëdigde Engelse vertaling van overlijdensakte;
• document waaruit blijkt dat u de nabestaande en/of uitvoerder van het erfgoed bent. Geldende documenten zijn een kopie van het trouwboekje, ondertekende volmacht papierwerk, testament of geboortecertificaat (wanneer nabestaande een van de ouders is);
• beëdigde Engelse vertaling van bovenstaand document;
• kopie van uw identiteitsbewijs.

Naast bovenstaande documenten vraagt Microsoft ook nog naar informatie over het account. Het gaat om de gegevens die de accounthouder invulde bij het aanmaken van het account. Die informatie kan dus verschillen met de laatst actuele situatie. Het gaat om de volgende informatie.

• e-mailadres van account;
• voor- en achternaam van de accounthouder;
• geboortedatum van de accounthouder;
• land;
• wanneer het account ongeveer is aangemaakt, bijvoorbeeld rond 2004;
• wanneer het account voor het laatst is geopend;
• adres voor de eventueel kopie van de inhoud van het account;
• soort computer dat werd gebruikt: Windows, Mac of Linux.

Verzoek indienen

Neem zo spoedig mogelijk contact op met Microsoft. Ook als u nog niet alle gegevens hebt verzameld. Microsoft zal dan direct het behoud van de gegevens bewerkstelligen. Dit wordt gehandhaafd tot één jaar na het eerste contact. Dus binnen die periode moet alles geregeld zijn. Alle bovenstaande gegevens en documenten verzameld? Dien dan het verzoek in. Dat kan via fax of post. Gefaxt kan het naar 001 425 708 7851. Of stuur de gegevens per post op naar:

NEXT OF KIN
ONE MICROSOFT WAY
REDMOND WA 98052
UNITED STATES OF AMERICA

Na de aanvraag stuurt Microsoft binnen drie werkdagen een reactie. Als de verificatie is goedgekeurd, stuurt het bedrijf een dvd met de inhoud van het account of sluit het account.

Dropbox

Als iemand is overleden, is het lastig om toegang tot de bestanden bij Dropbox te krijgen. Hiervoor hebt u de inloggegevens nodig van de overledene. Toegang tot de bestanden krijgt u alleen als de overledene bij de notaris heeft vastgelegd dat hij daar toestemming voor geeft. Als de overledene Dropbox op de computer heeft geïnstalleerd, kunt u echter ook proberen via zijn/haar computer in Dropbox te komen. Dropbox heeft dan namelijk een plekje in de Verkenner (Windows) of Finder (Mac). In deze Dropbox-map staan dezelfde bestanden als online.

Toegang aanvragen

De volgende gegevens en documenten zijn nodig om een aanvraag tot toegang in te dienen bij Dropbox:

• volledige naam van de overledene;
• e-mailadres dat gekoppeld is aan het Dropbox-account;
• uw naam, adres en e-mailadres;
• uw relatie tot de overledene;
• kopie van de overlijdensakte;
• kopie van uw identiteitsbewijs;
• bewijs van de notaris dat aangeeft dat de overledene wilt dat u toegang hebt tot de documenten in het account en dat Dropbox deze documenten aan u mag geven.
  

Stuur een brief naar onderstaand adres om het verzoek voor toegang tot het account in te dienen. Zet in deze brief dat de accounthouder is overleden en vermeld alle informatie van hierboven. Voeg de kopieën toe als bijlage.

DROPBOX INC.
DROPBOX LEGAL DEPARTMENT - DECENDENTS' ACCOUNTS
333 BRANNAN ST.
SAN FRANCISCO, CA 94107
UNITED STATES OF AMERICA

Dropbox houdt u per e-mail op de hoogte over het verdere verloop van de aanvraag.