Werken met Agenda op een Mac

Maakt u na afloop van een bezoekje aan de tandarts meteen een nieuwe controleafspraak? In dergelijke situaties komt een digitale agenda goed van pas. Noteer de datum en het tijdstip ter plekke in de agenda-app op uw smartphone. Dan vergeet u de afspraak niet. Handig is dat een digitale agenda werkt op meerdere apparaten. De Agenda-app van de Mac functioneert bijvoorbeeld ook op een iPhone en iPad. Zo hebt u op ieder Apple-apparaat dezelfde afspraken en activiteiten bij de hand.

In dit artikel gaan we uit van macOS Sequoia en iOS 18 voor de Mac en iPhone/iPad.

Bezitters van een Mac(Book) hebben toegang tot de app Agenda. Standaard staat Agenda in het Dock . dock Balk met pictogrammen voor programma's en mappen in het besturingssysteem MacOS of iOS van Apple.

• Klik op het pictogram van de Agenda .
• Is de Agenda-app nergens te zien? Klik dan in het Dock eerst op het Launchpad launchpad Programma op Apple-computers dat toegang biedt tot alle geïnstalleerde programma's/apps. en vervolgens op Agenda.
• Mogelijk verschijnt er een introductie met enkele eigenschappen van Agenda. Klik in dat geval op Ga door.

Agenda opent standaard met een maandweergave. De rood gemarkeerde datum is de huidige dag. Gebruik de pijltjes rechtsboven om naar de volgende of vorige maand te gaan. Klik op Vandaag en u keert weer terug naar de huidige datum. In plaats van een maandoverzicht kunt u ook een andere weergave instellen. Klik hiervoor bovenaan op Dag, Week of Jaar.

Wie privé en zakelijk graag gescheiden houdt, maakt desgewenst meerdere agenda’s aan. Maar u kunt ook verschillende agenda’s voor bijvoorbeeld gezinsuitjes, vriendenbijeenkomsten en verenigingsactiviteiten bijhouden. De keuze is aan u. Voeg als volgt een nieuwe agenda toe:

• Klik bovenaan in de menubalk op Archief > Nieuwe agenda.
• Aan de linkerkant verschijnt de nieuwe agenda. Klik op Naamloos.
• Geef de nieuwe agenda een relevante naam, bijvoorbeeld ‘Vriendenuitjes’ of ‘Vereniging’.
• Druk op de Enter-toets.
• Elke nieuwe agenda krijgt een ander kleurtje. Wilt u de kleur wijzigen? Klik dan op de nieuwe agenda. Klik vervolgens bovenin op Wijzig > Toon info.
• Klik op het gekleurde vierkantje achter 'Naam' en kies de gewenste kleur. Klik daarna op OK.

Voeg een afspraak of activiteit aan Agenda toe. Dat werkt zo:

• Dubbelklik op een datum en eventueel een tijdstip. Er opent een klein venster.
• Typ in het veld ‘Nieuwe activiteit’ de naam van de afspraak of activiteit.
• Klik achter de zojuist ingevoerde naam op het uitklapmenu. Bepaal nu in welke agenda u de activiteit of afspraak wilt opslaan.

• Klik op Voeg locatie of videogesprek toe en typ bijvoorbeeld (een deel van) een stad of restaurant. Klik in de lijst met suggesties op het juiste resultaat.
• Klik op de datum, waarna u de begin- en eindtijd invult. In plaats daarvan kunt u ook de optie ‘hele dag’ aanvinken.
• Keert deze activiteit wekelijks of maandelijks terug? Klik achter ‘herhaling’ op het uitklapmenu en kies ‘Elke week’ of ‘Elke maand’.
  • Klik eventueel op Aangepast als u de herhaling bijvoorbeeld voor eens in de drie weken wilt instellen. De aangepaste herhaling ingesteld? Klik dan op Ok.
• Agenda geeft u voorafgaand aan de activiteit eventueel een seintje. Klik achter ‘melding’ op het uitklapmenu. Bepaal dat u bijvoorbeeld een dag van tevoren een melding wenst te ontvangen.
• Druk tot slot op de Enter-toets om alles op te slaan.

Nodig andere mensen voor een afspraak of activiteit uit. Dat gebeurt via e-mail. Een voorwaarde is dat de persoon in kwestie in de Contacten-app voorkomt. Nodig zo iemand uit:

• Dubbelklik op een bestaand agendapunt of maak een nieuwe activiteit aan (zie hierboven).
• Klik op Voeg genodigden toe.
• Typ de naam van de persoon. Verschijnt het juiste contact in beeld? Druk dan op Enter of klik op deze naam.
• Voeg eventueel nog meer genodigden toe.
• Klik op Verstuur om de uitnodiging te verzenden.

Het gebeurt weleens dat een activiteit of afspraak onverhoopt niet doorgaat. U kunt de activiteit dan wissen. Dat werkt zo:

• Klik op de activiteit die verwijderd moet worden.
• Klik bovenin op Wijzig > Verwijder.
• Klik op Verwijder alleen deze activiteit of Verwijder overal. 
• Klik op Verwijder. Alle genodigden ontvangen automatisch via e-mail een annuleringsbericht. 

Mogelijk beheert u al elders een digitale agenda, bijvoorbeeld bij Google of Microsoft. Het is mogelijk om deze afspraken en activiteiten aan Agenda op de Mac toe te voegen.

• Klik bovenaan in de menubalk op Agenda > Voeg account toe.
• Er verschijnt een venster met meerdere aanbieders. Maak een keuze en klik op Ga door.
• De resterende stappen hangen af van welke aanbieder u kiest. 
• Vul uw accountgegevens in om de agendagegevens naar de Mac te kopiëren.
• Selecteer de apps die u met het nieuwe Agenda-account wilt gebruiken en klik daarna op Gereed.
• Het nieuw toegevoegde account verschijnt in het menu links.

Afspraken die u in de Agenda-app op een Mac noteert worden online bewaard. Dit wordt bewaard in uw Apple-account (voorheen Apple ID). Daardoor ziet u ze ook op uw iPhone of iPad, tenminste als met hetzelfde Apple Account is ingelogd. Dit gaat ook omgekeerd: een afspraak ingevoerd op uw iPhone is ook zichtbaar op uw Mac. Dit noemt men het synchroniseren van de agenda. 

Is de afspraak op de iPhone niet zichtbaar? Waarschijnlijk staan de instellingen van iCloud op de Mac en/of iPhone dan niet goed. iCloud is de naam van de online opslagdienst waarmee Apple-apparaten allerlei gegevens synchroniseren, zoals agenda’s. 

  Geef op een Mac aan dat u iCloud voor Agenda wilt activeren. Dat werkt zo:

• Klik linksboven in de menubalk op het Apple-logo.
• Klik op Systeeminstellingen.
• Klik linksboven op uw Apple-account. 
• Klik rechts op iCloud.
• Klik naast 'Opgeslagen in iCloud' op Toon alles. 
• Klik op het schuifje achter iCloud-agenda zodat deze blauw wordt.
• Klik op Gereed om terug te keren naar Instellingen.

Geef op een iPhone of iPad aan dat u iCloud voor Agenda wilt activeren. Dat werkt zo:

• Open de app Instellingen. Dat is het pictogram met de tandwielen.
• Tik op uw Apple-account.
• Tik op iCloud.
• Tik naast 'Opgeslagen in iCloud' op Toon alles.
• Tik op iCloud-agenda en tik op het schuifje achter 'Gebruik op deze iPhone/iPad' als deze grijs is.
• Tik linksboven op iCloud.
• Scrol naar beneden en tik op het schuifje achter ‘Agenda’ als deze grijs is.